Kommunikation – ein notwendiger Pfeiler für Change Prozesse

Veränderung ist eine permanente Anforderung an Organisationen. Das betrifft gleicherma-
ßen Banken, die ihr Geschäftsmodell neu erfinden wie Kirchen, die sich auf finanzielle und
gesellschaftliche Veränderungen vorbereiten oder Wirtschaftsunternehmen, die auf Veränderungen
im Markt reagieren.

Gute und ausgewogene Kommunikation ist ein wichtiger Pfeiler in jeder Organisationsentwicklung. Wer Kommunikation als nette Ergänzung am Rande – an die man auch noch denken sollte – behandelt, greift zu kurz. Insbesondere Organisationen, die sowohl zentral als auch dezentral ausgerichtet sind, und eine breite Beteiligungs- und Diskussionskultur haben, können sich das nicht leisten. Das sind oft Organisationen, die sehr kreativ und innovativ sind oder aber, die sich in gesellschaftlichen oder sozialen Wertezusammenhängen bewegen.

Gute Kommunikation ist kein Zustand, den man einmal erreicht und dann beibehält, sondern ein dauernder Prozess, der je nach Organisationstyp sehr anspruchsvoll sein kann.

Unser Fokus
In Change- und Transitionsprozessen arbeiten wir mit drei Workstreams (Drive – Connect – Enable) um diese unterschiedlichen Ebenen gleichwertig zu berücksichtigen und zu bearbeiten. Dabei ist Kommunikation ein Dauerthema, denn sie ist kein Selbstzweck, sondern ein Hilfsmittel, um die Ziele einer Organisation zu verfolgen und um eine möglichst gute Zusammenarbeit zu ermöglichen. Kommunikationsprobleme sind Teil dieser Zusammenarbeit, und leider gibt es nicht immer die optimale Lösung.

Gute Kommunikation in einer Organisation unterstützt zwei Qualitäten einer Betriebskultur: Sicherheit: Die Mitarbeitenden fühlen sich nicht zu wenig und nicht zu viel informiert. Sie können davon ausgehen, dass die für sie relevante Information ihnen zur Verfügung steht und sie sie aktiv oder passiv erhalten können. (Selbst-)Motivation: Durch gute Kommunikation wird die Motivation der Mitarbeitenden zum Hinhören und Mitmachen unterstützt. Sie haben das Gefühl, gefragt zu werden, gehört zu werden und sich in überschaubaren Einheiten Informationen besorgen zu können.

Beide Qualitäten müssen auch strukturell unterstützt werden, doch sie werden in erheblicher Weise durch eine gute Kommunikation getragen.

In diesem Sinne wollen wir das Thema Kommunikation mit Ihnen gemeinsam konkretisieren.

Unsere Vorgehensweise
Um alle Kompetenzen und Qualitäten zu nutzen, gehen wir das Thema Kommunikation auf
drei Ebenen parallel an.

Direkte Kommunikation 
Die Kommunikation von Mensch zu Mensch schafft Vertrauen (wenn die Menschen vertrauenswürdig sind). Sie stellt Beziehungen her, sie verbindet Hören, Aufnehmen von Wissen mit Kontakt. Diese Art der Informationsweitergabe ist von der Grundanlage die motivierendste Form. Es geht darum, die mitwirkenden Menschen zu bewusst und gezielt kommunizierenden Menschen zu machen. Die Arbeit beginnt mit dem Aufbau einer internen Informationspyramide, die die Bedürfnisse und Möglichkeiten der Mitarbeitenden berücksichtigt. Sinnvollerweise wird diese Pyramide gemeinsam erarbeitet, da sie ja sehr unterschiedliche Anforderungen erfüllen muss. Daneben werden Personen – Mitglieder der Organisation – gefunden, die für das Thema Kommunikation, Vertrauen, Beziehungsfähigkeit stehen. Sie sollen das Thema immer wieder und in unterschiedlichsten Zusammenhängen aufnehmen und verstärken, sei es am Schreibtisch, im Team, in der Projektarbeit oder auch in der Kantine. Wenn es sich um eine Changemaßnahme von allgemeinem öffentlichen Interesse handelt, wird gemeinsam überlegt wie jeder einzelne auch im Freundeskreis, in der Familie, auf Kongressen etc. zum Vermittler von Informationen, Nachfragen und Anregungen in beide Richtungen werden kann.

Schriftliche Kommunikation
Aufbauend auf den existierenden Grundlagen (Internetauftritt, Intranet, email-Verteiler, InfoWand,…) wird die schriftliche Information als Hol- und-Bring-Möglichkeit neu überdacht. Hier sind Videobotschaften denkbar, Informationen über Facebook oder Twitter, ein spezieller Change-Newsletter oder eine interne Wikipedia Plattform. Neben diesen neuen Medien sollten aber die alten Medien nicht vergessen und ebenfalls zielgruppenspezifisch überdacht werden.

Kommunikation über Symbole 
Symbole stabilisieren uns im Alltag, sie erinnern uns daran, dass wir Teil einer Gemeinschaft sind, und auch an grundsätzliche Aussagen der Leitung. Symbole unterstützen ein Grundgefühl. Jede Organisation hat solche Symbole, die häufig unbewusst eingesetzt werden und insbesondere in Zeiten der Unsicherheit starken Einfluss haben. In Kombination dieser drei Zugänge kann eine nachhaltige und vielseitige Kommunikation (eine Beziehungskultur) entstehen, die dazu beiträgt, einen Change Prozess zu stabilisieren. Es gehört zu unserer Arbeit, solche Themen differenziert mit dem Kunden anzugehen und einen Prozess aufzusetzen, der eine permanente Lernqualität enthält. Eine Kombination aus den Instrumenten in der Organisation (häufig sind gerade die unbewussten die wirkungsvollsten) mit unseren Erfahrungen als Organisationsberater lassen oft neue und spannende Lösungen entstehen.

Irene Reifenhäuser