How to do Homeoffice – Arbeiten in Zeiten von COVID-19

Wenn alle organisatorischen Probleme bzgl. Homeoffice gelöst sind, wird klar: Die Frage lautet nicht nur „Wie funktioniert das technisch?“, sondern auch „Wie strukturiere ich Arbeit und Kommunikation im Homeoffice?“.

Auch wenn CONTRACT schon lange Homeoffice für seine MitarbeiterInnen anbietet, lernen wir gerade viel Neues dazu und müssen Lösungen dafür finden, wie wir in (Krisen-)Zeiten des dezentralen miteinander Arbeitens nachhaltig miteinander kommunizieren und in Verbindung bleiben.

Damit sind wir sozusagen direkt bei Schritt 0 von „How to do Homeoffice“. Denn idealerweise sollten noch bevor alle ins Homeoffice starten (oder sobald Sie diesen Text zu Ende gelesen haben) ein paar gemeinsame Rahmenbedingungen vereinbart werden. Wir nennen das „Contracting“ – gemeinsam Vereinbarungen treffen. Das ist dann ein Mix aus Anweisungen der Führungskraft und Erwartungen und Bedürfnissen aller im Team. Hier kann durchaus diskutiert und verhandelt werden. Ziel ist eine Vereinbarung zu finden, die transparent macht, in welcher Struktur die anfallende Arbeit erledigt wird, wer wofür verantwortlich ist, was dem Team wichtig ist und wie das Team miteinander agieren möchte. Essenzielles Fundament dabei ist gegenseitiges Vertrauen. Vertrauen darin, dass die Vereinbarungen gut für das Team sind, sich alle nach bestem Wissen und Gewissen daran halten und sie unterstützen in der gemeinsamen Arbeit – insbesondere dann, wenn man sich wenig sieht. Homeoffice bedeutet also insbesondere am Anfang ein ständiges Ausprobieren, Abstimmen und Anpassen.

Unsere konkreten Erfahrungen wollen wir hier in unserem Blog teilen – in der Form eines wöchentlichen Updates aus dem Homeoffice. In einem ersten Schritt haben wir einige in unseren Augen wichtige „Leitfragen“ zusammengestellt, die sich ein Team stellen sollte, um das Homeoffice-Leben gemeinsam gut zu organisieren und abzustimmen:

1. Wie wollen wir arbeiten? Schnüren wir Aufgabenpakete oder halten wir uns an die 40-Stunden-Woche? Wie sehen die Aufgabenpakete konkret aus?

UNSER TIPP

Aufgabenpakete können die Arbeitszeit sinnvoll strukturieren.

2. Wie werden Absprachen getroffen? Über welches Medium?

UNSER TIPP

Je komplexer oder konfliktreicher bestimmte Themen sind, desto mehr Informationskanäle helfen zu einer guten Klärung. Das heißt, wenn ein Problem wenig konfliktreich ist, reichen z.B. Textnachrichten zur Absprache aus. Sollte es aber um Themen mit mehr Verständigungsbedarf gehen, ist ein Face-to-Face-Meeting (oder in dieser Situation ein Videocall) die beste Wahl, um Missverständnisse, die durch fehlende Informationen zu Gestik und Mimik entstehen können zu vermeiden.

3. Wo laufen Absprachen zusammen, wer koordiniert diese?

UNSER TIPP

Verantwortlichkeiten eindeutig und transparent festhalten hilft, um Missverständnisse zu vermeiden.

4. Wie tracken wir unseren Fortschritt in unseren Projekten?

UNSER TIPP

Es gibt virtuelle Plattformen, die man gemeinsam nutzen kann. So weiß jeder im Team, wie der aktuelle Stand in Projekten oder Arbeitsgruppen aussieht.

5. Wie halten wir uns sozial auf dem Laufenden? Wie oft möchten wir uns als Team hören/sehen?

UNSER TIPP

Social-Kanäle in den genutzten Messengerprogrammen einrichten, regelmäßige Team-Checkins per Videokonferenz vereinbaren oder sich auf einen Kaffee per Telefon verabreden.

Und jetzt heißt es: Ausprobieren und üben, üben, üben! Wir unterstützen gerne beim „menschlich wirksamen virtuellen Handeln“ und teilen unsere eigenen Erfahrungen weiter in diesem Blog.