Digitale Tools im Change

Wie Kollaborations-Tools Organisationsentwicklungsprozesse unterstützen

Beispiele für drastischen, plötzlichen Wandel kennen wir alle. Manche Veränderungsprozesse sind bewusst angestoßen, andere geschehen einfach und müssen dann gesteuert und gestaltet werden. Wir bei CONTRACT merken in unserer täglichen Arbeit, wie der Einsatz von digitalen Kollaborations-Tools in Organisationsentwicklungsprozessen immer mehr an Bedeutung gewinnt. Wir setzen sie ein zur Planung und zum Controlling, zur Erhöhung der Transparenz und ganz besonders auch für die Einbindung und die Vernetzung aller Beteiligten.

Das allerwichtigste zuerst: Das Ziel

Angesichts der Vielzahl möglicher Software, Tools, Plattformen, Apps, u.s.w scheint es gar nicht so einfach, sich nicht im Tool-Dschungel zu verlieren und viele halbherzigen Tool-Einführungen zu starten. Aus unserer Erfahrung ist es entscheidend wichtig, sich in einem ersten Schritt bewusst zu werden, für welche Zwecke die Tools gebraucht werden. Wird für jeden Zweck ein eigenes Tool benötigt oder sind Tools integrierbar, vielfach einsetzbar? Wie wird eine gute Kombination gestaltet aus bisher schon genutzten Tools und der Einführung neuer?

Welche Tools können meinen Weg unterstützen

Hier einige Beispiele, mit denen wir die von uns begleiteten Organisationsentwicklungsprozesse unterstützen:

  • Kommunikationslösungen wie Microsoft Teams oder Slack stellen den Austausch und die Vernetzung der Beteiligten oder beispielsweise innerhalb von Arbeitsgruppen in einem Change-Prozess sicher. Sie bieten neben dem Austausch von Chatnachrichten und Dateien auch die Möglichkeit, Videotelefonate zu führen.
  • Kanbanboards wie zum Beispiel Trello oder Meistertask können zur Organisation und Sammlung von Arbeitsaufträgen genutzt werden. Sie ermöglichen Transparenz und machen den Fortschritt sichtbar. Somit können die einzelnen Schritte in einem Veränderungsprozess dokumentiert und übersichtlich einzelnen Beteiligten zugeordnet werden.
  • Digitale Whiteboards wie Conceptboard, Miro oder Mural können zum gemeinsamen Visualisieren in Workshops, Steuergruppen-Treffen oder Arbeitsgruppen-Meetings benutzt werden.
  • Umfragetools wie Mentimeter, Poll Everywhere oder Slido können benutzt werden, um schnell auch in größeren Gruppen eine Meinungsumfrage durchzuführen. Dies bietet sich beispielsweise für Mitarbeiterbefragungen oder bei der Präsentation und gemeinsamen Diskussion einer Veränderungsmaßnahme an.

Stolperfallen bei digitalen Tools

Bei der Auswahl und dem Einsatz von digitalen Tools gilt es, besonders auch auf folgende Punkte achten: Nach Möglichkeit einigt sich eine zentrale Stelle oder Einheit, beispielsweise die Geschäftsleitung oder die Projektleitung auf die Tools, die verwendet werden sollen. Ansonsten kann die Gefahr bestehen, dass für den gleichen Zweck verschiedene Tools verwendet werden, die unter Umständen nicht kompatibel sind. Oder es werden Tools verwendet, die nicht die nötigen Datenschutzvorgaben erfüllen. Ein meist unterschätzter, wichtiger Punkt beim Einsatz von digitalen Tools ist die Berücksichtigung der notwendigen Bedienungskompetenz und des Nutzungswillens der Beteiligten. Das beste Tool bringt nichts, wenn es nicht verwendet wird. Daher lohnt es sich, sehr überlegt und gut geplant vorzugehen und alle Mitarbeitenden von Anfang an, in kleinen Schritten mitzunehmen, sie zu schulen, zu unterstützen und echten Beteiligten und Mitgestaltern zu machen.

Dorothee Abrell

Trainerin, Beraterin und Coach.

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